Journée portes-ouvertes : un événement pour attirer de nouveaux clients et talents

CONSEIL

Organiser une journée portes ouvertes est une excellente façon de faire rayonner votre entreprise.

Que vous cherchiez à attirer de nouveaux clients, à séduire de futurs collaborateurs ou tout simplement à faire connaître votre savoir-faire, cet événement demande une vraie préparation pour être un succès.

De la communication en amont à l’accueil sur place, en passant par les animations et le suivi post-événement, voici tout ce qu’il faut anticiper pour transformer votre journée portes ouvertes en une véritable vitrine de votre entreprise.

Avant la journée : préparez et annoncez votre événement

Une journée portes ouvertes se prépare plusieurs semaines à l’avance. L’objectif : faire venir le bon public (clients, partenaires, candidats, voisins, élus…) et susciter l’envie de découvrir votre univers.

Ce qu’il faut mettre en place :

• Un message clair : à qui s’adresse votre événement, et pour quoi faire ? Découverte de vos métiers ? Mise en avant de vos produits ? Recrutement ?
• Une campagne de communication : Création de visuels pour les réseaux sociaux Envoi d’e-mails ciblés (clients, partenaires, écoles…) Affiches dans votre ville ou votre réseau local Annonce sur votre site web, votre blog, vos pages LinkedIn, Facebook, Instagram… Cartes d’invitation papier pour plus d’authenticité
• Une inscription en ligne (facultative) pour anticiper l’affluence.

Conseil : Pensez à demander une confirmation de présence avant une date précise afin de pouvoir tout organiser dans les meilleures conditions (espace, accueil, repas, animations…)

Le jour J : offrez une expérience fluide, conviviale et à votre image

La clé d’une journée portes ouvertes réussie, c’est l’organisation. L’accueil doit être chaleureux, fluide, et représentatif de vos valeurs.

Soignez la présentation de vos lieux :

• Pensez à la signalétique extérieure, facilitez l’arrivée de vos invités en installant des panneaux de signalisation quelques mètres avant l’entrée ou à chaque carrefour stratégique. Cela évite à vos convives les hésitations et les détours inutiles. Des flèches directionnelles accompagnées d’un message clair comme : “Portes ouvertes – Entreprise [Nom]” ou “Bienvenue à la journée portes ouvertes” permettront aux visiteurs de trouver votre site facilement et de commencer l’expérience de manière positive.
• Décorez votre espace aux couleurs de votre entreprise (bâches, roll-ups, drapeaux…).
• Mettez en place des supports visuels : affiches explicatives, panneaux de présentation, kakémonos.
• Installez un diaporama ou une vidéo qui présente votre activité, votre histoire, vos métiers, vos engagements.
• Préparez une zone d’accueil avec badges ou goodies personnalisés (stylos, tote bags, carnets, etc.).

Impliquez vos équipes :

• Créez des groupes de collaborateurs ambassadeurs : accueil, visite guidée, animation d’ateliers.
• Prévoyez un dress code cohérent pour vos équipes tel qu’un code couleur, des vêtements avec le logo de votre entreprise ou encore des badges identifiables pour les membres de votre équipe.
• Donnez des rôles précis à chacun pour éviter toute confusion

Des animations pour capter l’attention et créer du lien

Un simple “tour du propriétaire” ne suffit plus : les visiteurs attendent de l’interaction et de l’expérience.

Quelques idées d’animations à proposer :

• Visites guidées de vos locaux ou ateliers, en petits groupes
• Démonstrations de vos produits ou savoir-faire
• Ateliers participatifs (ex : mini-fabrication, initiation à un outil, test produit…)
• Temps forts métiers : prise de parole, témoignages de collaborateurs, mini-conférences
• Coin détente / espace enfants pour les familles
• Espace recrutement avec présentation des offres d’emploi ou de stage

Et pour rendre l’expérience encore plus agréable : proposez un café d’accueil, une collation, un foodtruck ou un buffet décontracté. Cela prolonge la visite et favorise les échanges.

Après l'événement : valorisez, analysez, partagez

La journée est finie… mais votre communication, elle, continue ! C’est le moment de capitaliser sur ce que vous avez mis en place.

Pensez à :

• Prévoir une affiche avec un QRCode amenant sur votre fiche d’établissement Google, afin que les invités puissent laisser un avis positif sur votre entreprise !
• Faire un reportage photo ou vidéo pendant l’événement
• Publier un post "bilan" sur vos réseaux sociaux, avec quelques photos et un remerciement à vos visiteurs. Cela engagera votre communauté (likes, commentaires, partages) et vous obtiendrez une forte visibilité sur vos publications.
• Envoyer un questionnaire de satisfaction (via Google Forms ou autre) pour récolter des avis et des suggestions d’améliorations possibles.
• Analyser les retours pour améliorer les prochaines éditions
• Et pourquoi pas… monter un petit “after movie” pour garder une trace de l’événement et réutiliser dans vos futurs supports !

Besoin d’un coup de main pour l’aménagement ?

Chez Arvenn, nous accompagnons les entreprises dans l’organisation de leurs événements professionnels grâce à :

• La location de tentes et barnums modulables
• L’installation de mobilier, éclairage, chauffage
• Un montage rapide et sécurisé, adapté à tous types de lieux

Pour vos journées portes ouvertes, nous créons un espace d’accueil sur-mesure, en cohérence avec votre image et vos besoins.

Chez Arvenn, nous concevons des espaces sur mesure grâce à une large gamme de structures événementielles (tentes, barnums, pagodes…) et d’équipements complémentaires (planchers, éclairage, mobilier, chauffage…).

Tout est pensé pour répondre à vos besoins et créer un cadre à la fois fonctionnel, esthétique et adapté à votre événement.